同窓会の幹事必見!失敗しない開催の手順&注意点!LINEや必須アプリも

同窓会の幹事はやること多くて大変と思っていませんか。段取りひとつで大丈夫。同窓会の幹事がやるべき仕事を〈開催3ヶ月前〉〈開催1ヶ月前〉〈開催当日〉など段階別に手順を紹介します。LINEを使った集め方やインストールしておきたい同窓会幹事向けアプリも紹介しますよ。

目次

  1. 同窓会の幹事って何すればいいの?
  2. 同窓会の幹事がやるべき7つの仕事
  3. 同窓会の幹事が〈開催3ヶ月前〉までにやっておきたいこと
  4. 同窓会の幹事が〈開催1ヶ月前〉までにやっておきたいこと
  5. 同窓会の幹事が〈開催当日〉にすべきこと
  6. 同窓会の幹事が注意したい5つのこと
  7. 同窓会メンバーのLINEを使った集め方
  8. 同窓会幹事がインストール必須なアプリ3選
  9. 同窓会の成功はあなたの手にかかっている

同窓会の幹事って何すればいいの?

同窓会は懐かしい昔の友人に再会したりお世話になった恩師に近況報告したり、人生に何度かの素晴らしいイベントですよね。そんな同窓会を開くには幹事がしっかりしていないと大変ですね。同窓会の幹事って何をしているの?案内状を作ったり、司会を誰かに頼んだり、やることいっぱいあって大変。同窓会の幹事がやることを順を追って説明しましょう。

(同窓会や成人式の服装や髪型については下記の記事も参考にしてみてください)

成人式・二次会・同窓会のドレス特集!服装選びのポイント&着こなしを紹介!
【成人式】振袖に合う髪色〈黒髪〜派手め〉15選!振袖と全体イメージも!

同窓会の幹事がやるべき7つの仕事

同窓会の幹事はやることが多くて大変です。でも今は友人との連絡に活用できるLINEがあるし、便利なアプリもいろいろあります。そんなアプリなども活用してやることを決めて段取り良く進めれば幹事も大変ではありません。同窓会の準備は6か月前ぐらいから始めるとよいでしょう。6か月前からやることを順を追って説明していきます。

1. 同窓会のコンセプトを決める

同窓会を開こうと決めたきっかけがあると思います。成人式に合わせた同窓会は普通にありますが、5年後の成人式とか10年後の成人式、卒業して○周年とか、みんなが集まりやすいテーマを決めて、そのテーマに沿った同窓会にしようとコンセプトを決めましょう。

会社員

27歳

卒業から10周年記念の同窓会案内が来た。もうそんなに経ったかと思った。

会社員

30歳

みんなに会うのは成人式以来かも。30歳の成人式という同窓会だよ。

2. 同窓会の幹事メンバーを集める

同窓会の規模によりますが幹事一人ではやること多くて大変です。協力してくれる仲間を集めましょう。いくつもクラスが集まる会ならそれぞれのクラスの代表の人が入ってくれるとよいですね。交友関係の広い友人がいると連絡が取りやすくて助かります。またクラスで人気だったマドンナ的な人がいると参加者アップに貢献してくれそうです。

幹事メンバーに加えたい人
・元生徒会長
・元部活のキャプテン
・当時のマドンナ的な人
・母校で働く同期

会社員

33歳

顔は見覚えがあるけど、名前が思い出せない…

3. 同窓会当日までのタイムスケジュールを決める

協力してくれる幹事メンバーが決まったら集まって準備のスケジュールを決めていきましょう。やることをはっきりさせて段取り良く準備のために度々集まったりするので6か月ぐらいの準備期間を考えておきましょう。

スケジュールを決めて準備する幹事のやること
・同窓会の案内状の送り先送付先名簿の作成
・案内状の作成
・同窓会ホームページ作成
・当日の進行表の作成
・当日の備品などの準備

4. 同窓会の開催日を決める

幹事メンバーで相談しながら決めましょう。ゴールデンウイークやお盆や年末年始、成人式などの帰省に合わせると人が集まりやすいです。都会だと土曜の夜のほうがいいとか、また、日取りの良い日だと結婚式などとぶつかって逆に人が来ない、会場も混んでいて予約しづらいなどあるので、いろいろ考慮して日程を決めましょう。

5. 同窓会の開催会場を決める

次にやることは何人集まるかを予想して会場の予約をしなければいけません。これは大変難しいことですね。会場によっては当初の予定より大幅に人が少ないと違約金を請求されることもあります。参加人員の正確な予測が大切ですができるだけ融通の利く会場を選びましょう。また、こまめに会場と参加人員について連絡を取っていくも大切ですね。

会場を懐かしい地元周辺にするか、その場合、人数規模や雰囲気が希望に合わないこともあります。交通の便の良いターミナル立地だと選択肢が拡がる可能性があります。候補の会場を複数決めて下見にに行ってみましょう。会場の設備や雰囲気は実際に見て見ないとわからないことも多いので見に行ってから決めるのがよいです。

会社員

28歳

席が近くの人としかあまり話せなくて残念!立食パーティーのほうが良かったかも。

6. 同窓会の会費を決める

当日の飲食代だけから算出してしまうと足りなくなって大変です。事前にかかった案内状や備品や当日の恩師へのプレゼント代などかかる経費を書き出してみましょう。参加人数ぎりぎりで計算すると不足する可能性も高いので余裕をもって算出しましょう。同窓会の世間相場は6000円~10000円なのでその範囲で収まるように設定しましょう。

会費で賄う大まかな費用
・会場へ支払い(飲食代、会場使用料、プロジェクターなど備品使用料など)
・案内状の作成、発送費用
・当日の備品、名札やテーブル札、受付用備品など
・先生方への記念品代、花束やおみやげなど
・参加キャンセルを見込んだ予備費

7. 同窓会の名簿を作る

案内状を出すのに卒業校の名簿をもとに新しい名簿を作りましょう。転居していて住所が分からなくてもLINEで連絡取れるという場合もあります。SNSも活用して幹事メンバーで手分けして最新の連絡先名簿を作っていきましょう。名簿つくりには年賀状ソフトが便利です。郵便番号で住所を表示してくれたり、旧町名は新しい町名に変換してくれたりできます。

教員

27歳

同窓会出席して良かった。欠席している奴の話題で盛り上がっていた

(同窓会のおすすめの髪型については下記の記事も参考にしてみてください)

2018*同窓会におすすめの髪型・ヘアアレンジ〈年代別〉25選!長さ別に紹介!

同窓会の幹事が〈開催3ヶ月前〉までにやっておきたいこと

同窓会の準備を6か月前から始めました。約3か月経って、段取り良く準備は進んでいるでしょうか。ここで3か月間に幹事がやることを紹介していきます。

同窓会の案内状の発送

dashamus_designさんの投稿
40678503 157635821824324 8158265288239545425 n.jpg? nc ht=scontent nrt1 1.cdninstagram

幹事メンバーで手分けして作った名簿をもとに案内状を発送します。恩師や先生方などには会費の記載がない別の招待状を作って発送しましょう。恩師には会費を取らないで招待するのが一般的です。往復はがきで出欠を返信してもらうやり方と最近は同窓会のHPを立ち上げてそこで出欠を記入してもらうのが返信の手間が省けて便利です。

会社員

22歳

○×高校××期生の方へ、1月3日の夕方から○×駅近くで同窓会を開こうと考えています。まだ内容は未定ですが、参加希望者数を把握したいので参加したい人は、いいねを押してください。拡散希望なのでリツイートもよろしく

主婦

36歳

実家に同窓会の案内状が届いていました。姓も住所も変わっているので連絡取れて良かった。

先生方への声かけをする

案内状の発送の段階でお世話になった恩師や先生方へ招待状を送りましょう。招待状を送った3日後頃に電話をしてフォローしましょう。先生方は教え子たちの招待を大変喜んでくれるはずです。また、同窓生にとっても恩師に会えるというのが出席のポイントになっていると思います。

同窓会当日の司会進行役を決めておく

同窓会メンバーや幹事メンバーの中で気さくで話し上手な司会進行役に適任な仲間がいると思います。是非司会を引き受けてもらってその司会進行役を中心に当日の進行プランや段取りを練っていきましょう。

(遠距離恋愛については下記の記事も参考にしてみてください)

遠距離恋愛…寂しいよね!経験者が語る上手な対処法!彼氏へのSOSの出し方も
遠距離恋愛でいずれ別れが訪れるカップルの特徴9選!上手な別れ方も!

同窓会の幹事が〈開催1ヶ月前〉までにやっておきたいこと

いよいよ1カ月前です。幹事のやること、いっぱいあります。順を追って段取りを紹介します。

同窓会の参加者の出欠の確認をする

送った案内状の出欠の返事をチェックします。住所が変わっていて戻ってきてしまう案内状もあるかもしれません。できれば、LINEなどで友人の情報を辿って新しい住所を探しましょう。返信のない先に思い切って電話してみると意外と出席してくれることもありますよ。案内状の30%が出席してくれれば上出来というデータもあるのでめげずに頑張りましょう。

同窓会の開催会場に参加者人数の連絡

出欠の確認から参加者人数が分かってきました。その人数をもとに会場への予約を進めます。確実に参加してくれる人数をもとにしましょう。参加があやふやな人の分も入れて予約して当日参加者が予定を大きく下回って赤字になってしまうこともあるので、確実な人数で予約しましょう。

恩師や参加者へのプレゼントの品などの準備

出席頂ける先生の人数も分かってきて、当日お渡しするプレゼントなどの用意をしておきましょう。また事前に用意する備品なども段取り良く購入しておきましょう。また会場で当日に使用するプロジェクターなどの機器があれば使用法の確認や当日映す写真や画像の準備も必要ですね。

2次会のセッティング

同窓会は2~3時間で物足りなく感じる参加者も多く半数以上の参加者が2次会に参加するようです。同窓会の会場近くで、リーズナブルなお店を選んでおくと多くの参加が見込めると思います。

幹事がやること 細かな準備

他にも幹事がやることがあります。細かなことも含めて下記の準備を進めましょう。

・出欠の確認は当日まで続ける
・当日の座席を決めるくじ(立食パーティなら不要です)
・テーブル札の作成
・名札と記入用ペンの手配
・住所録、メールアドレスの確認チェック表
・当日の進行表の作成、司会、挨拶等の準備
・入口の案内用ポスターの作成

同窓会の幹事が〈開催当日〉にすべきこと

いよいよ同窓会当日です。ここまでの準備をしっかりできていれば大丈夫です。後は本番、幹事のやることを見ていきましょう。

当日の進行表を作っておく

同窓会は懐かしい人が集まってお互いに話したりしたい場なので余興やゲームはなくて良いです。幹事は司会のサポートです。司会がうまく回るようにしましょう。先生方のお話や挨拶はぜひして頂きましょう。初めの挨拶、締めの挨拶は幹事がやるか、あらかじめ人選してお願いしておきましょう。

同窓会当日の進行表の例
①開会の挨拶(幹事が短めに)
②乾杯
③歓談と会食
④恩師の挨拶、恩師への挨拶
⑤閉会の挨拶 まだ挨拶されていない先生にお願いする
⑥全体で写真撮影

当日の備品や記念品の用意

当日の備品の用意などは段取り良く手分けして準備しましょう。

当日、幹事が用意しておくもの、備品
・出欠確認用の同窓会名簿
・名札と筆記用具
・テーブル用の札
・簡単な進行表
・先生への記念品や花束など
・集金の保管用金庫
・おつり
・カメラ
・演出に必要なもの、小道具、パソコン、プロジェクター、など

当日、幹事は早めに集合しましょう

同窓会当日は早めに幹事メンバーは集合して会場入りして準備しましょう。司会や階の進行の段取りの最終確認、レイアウトや設備の確認をします。

同窓会の進行をします

同窓会の司会は結婚式のような堅苦しい場で無いのでゆるい司会の進行で大丈夫です。歓談中心の進行でいきましょう。司会以外の幹事メンバーは歓談中のスナップ写真や部活や仲良しグループなどの集合写真を手分けして撮りましょう。また、会費の徴収は始まる前に済ませましょう。後になると徴収出来なくなります。

会場の会計をする

当日の出欠の変更も含めて最終人員を会場に伝えて徴収した会費から支払いをします。領収書や明細書もきちんと受け取って置きましょう。後々会計報告のために必要です。会場にいる間に精算が済むようにしましょう。

全員の集合写真を撮る

motownmovies.2002さんの投稿
41281822 281100646048311 3633918705698879568 n.jpg? nc ht=scontent nrt1 1.cdninstagram

会を締める段階で全員で集合写真を撮りましょう。良い記念になると思います。撮った集合写真と途中のスナップ写真も合わせて後日、インターネットでアルバムを作るか、全員に郵送するのか、写真の配布も幹事の仕事なので忘れずに段取りしておきましょう。

幹事の挨拶

幹事のやることの一つは初めの挨拶です。初めの挨拶を幹事が行うことが多いようです。内容は、「お集まりいただきありがとうございます。」と今日集まれた喜びを手短にユーモアを含めて伝えれば、挨拶成功です。

乾杯の音頭

幹事の挨拶のあとは乾杯になります。幹事が続けてやる場合もありますが、クラス委員長とか部活のリーダーなど中心的存在だった人がいればぜひお願いするといいでしょう。

締めの挨拶

2次会が決まっていれば中締めの挨拶になります。幹事がやる場合もありますが先生で挨拶がまだの方や、乾杯の音頭を取らなかった方で適任な方がいれば、事前にお願いしておくのが良いでしょう。

会社員

28歳

ほんと、同窓会は楽しかった。お会いする予定だった方から会えると思ってなかった方や数年ぶりにお会い出来た方までほんと嬉しかった。

自営業

42歳

40くらいになったら実感すること、中学小学校の同窓会に出て成人式以来の自分と同じ奴と話をすることで今日は元気貰った。

同窓会の幹事が注意したい5つのこと

6か月前から当日の幹事の仕事を説明しました。ここで幹事の注意すべき点を5つにまとめました。確認しておきましょう。

1. 幹事メンバー(発起人)を大勢集める

同窓会を開くのは一人では大変です。発起人となる協力してくれる人を多勢集めるのが成功のポイントです。多勢の連絡網を使って参加者確保も容易になります。一人では大変な準備も段取り良く手分けできれば楽しく簡単に進められますよ。

2. 同窓会の成功は事前準備にあり!

まさにここで説明してきた6か月前からの準備を段取り良く進めるのが同窓会成功の秘訣です。

3. 同窓生に積極的に連絡を取る

住所が変わって案内状が戻ってきてしまった人とか、連絡が取れなくなっている同窓生とか、人づてに連絡先を探すなど、最後まで諦めないで、一人でも多くの同窓生と連絡を取って同窓会に誘いましょう。今回はだめでも次の同窓会に繋がる同窓会連絡網が作られていきます。

4. 会費はしっかり明朗会計で

同窓会のすべての経費は当日の会費で賄わなければいけません。赤字を出すと大変です。また、同窓会中に精算を済ませることが重要です。集合写真の手配などその後の必要経費を除いて多少の余りが出て2次会費に回せるぐらいがベストですね。

5. 幹事も当日は楽しもう

6か月前から準備してやっと同窓会当日を迎えました。幹事お疲れ様でした。まだ終わっていませんが、幹事も同窓生の一員です。当日は幹事も楽しみましょう。

会社員

27歳

幹事さん、お疲れ様でした。成人式以来かも、成人式の時よりもずっと大人になって頼もしかったよ。

同窓会メンバーのLINEを使った集め方

学生時代からスマホを使っている世代だと卒業して疎遠になっていてもクラスのグループLINEがあれば大勢の元クラスメイトに連絡が取れますね。他のクラスとのつながりのあるメンバーなどに「同級生の連絡先を教えて」と呼びかけて同窓生の連絡先を集めていけば、LINE連絡網ができていって大変便利です。

主婦

38歳

アラフォー世代の私たちでもLINEは便利でメールよりもよく使います。

パート

40歳

今はいいわねえ。小学生の時からLINEがあったら、連絡すぐ出来て同窓会とか簡単に開けそう

同窓会幹事がインストール必須なアプリ3選

同窓会幹事の必須アプリと言えばLINEが外せません。LINEについては前述しました。それ以外で幹事に便利なアプリを紹介しましょう。

1. 出欠集金管理 (無料版) byNSDev

クラス会ぐらいの規模なら日程の調整やメンバーの出欠、案内、集金、参加のチェックなどをこのスマホアプリでできます。2次会の出欠も合わせて管理できるので、同窓会の幹事は要チェックなアプリです。

AttendanceManagerFree byNSDev

2. 名字で席決め~30万種の名字情報 日本NO.1~

苗字の相性を診断して座席順を決められるアプリです。テーブルの形式や数を選ぶことで相性の良い席を決められるので席決めのくじなどの手間を省いて、その場の話題作りに使えます。もっとも相性の良い席、2番目に相性の良い席などの検索ができます。

名字で席決め~30万種の名字情報 日本NO.1~

3. ゲットクラブ 幹事さんのツボ - ビンゴ抽選・宴会ゲーム集!

ビンゴゲームやルーレットや宴会パーティゲームや余興に使えるゲームなどが満載のアプリです。当日のゲームなどで盛り上げるための便利アプリです。宴会幹事の強い味方です。

ゲットクラブ 幹事さんのツボ - ビンゴ抽選・宴会ゲーム集!
‎幹事さんお助けアプリ ゲットクラブ

同窓会の成功はあなたの手にかかっている

同窓会を失敗しない幹事の手順を紹介しました。同窓会は大げさに言えば一緒に育った仲間たちが人生を振り返る大事なイベントです。だからぜひ成功させたいですね。この手順で進めれば大丈夫です。同窓会の成功は幹事のあなたの手にかかっているのです。

関連する記事