同窓会の幹事必見！失敗しない開催の手順＆注意点！LINEや必須アプリも

幹事メンバーで手分けして作った名簿をもとに案内状を発送します。恩師や先生方などには会費の記載がない別の招待状を作って発送しましょう。恩師には会費を取らないで招待するのが一般的です。往復はがきで出欠を返信してもらうやり方と最近は同窓会のHPを立ち上げてそこで出欠を記入してもらうのが返信の手間が省けて便利です。

案内状の発送の段階でお世話になった恩師や先生方へ招待状を送りましょう。招待状を送った3日後頃に電話をしてフォローしましょう。先生方は教え子たちの招待を大変喜んでくれるはずです。また、同窓生にとっても恩師に会えるというのが出席のポイントになっていると思います。

同窓会メンバーや幹事メンバーの中で気さくで話し上手な司会進行役に適任な仲間がいると思います。是非司会を引き受けてもらってその司会進行役を中心に当日の進行プランや段取りを練っていきましょう。

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いよいよ1カ月前です。幹事のやること、いっぱいあります。順を追って段取りを紹介します。

送った案内状の出欠の返事をチェックします。住所が変わっていて戻ってきてしまう案内状もあるかもしれません。できれば、LINEなどで友人の情報を辿って新しい住所を探しましょう。返信のない先に思い切って電話してみると意外と出席してくれることもありますよ。案内状の30％が出席してくれれば上出来というデータもあるのでめげずに頑張りましょう。

出欠の確認から参加者人数が分かってきました。その人数をもとに会場への予約を進めます。確実に参加してくれる人数をもとにしましょう。参加があやふやな人の分も入れて予約して当日参加者が予定を大きく下回って赤字になってしまうこともあるので、確実な人数で予約しましょう。