同窓会の幹事必見！失敗しない開催の手順＆注意点！LINEや必須アプリも

幹事メンバーで相談しながら決めましょう。ゴールデンウイークやお盆や年末年始、成人式などの帰省に合わせると人が集まりやすいです。都会だと土曜の夜のほうがいいとか、また、日取りの良い日だと結婚式などとぶつかって逆に人が来ない、会場も混んでいて予約しづらいなどあるので、いろいろ考慮して日程を決めましょう。

次にやることは何人集まるかを予想して会場の予約をしなければいけません。これは大変難しいことですね。会場によっては当初の予定より大幅に人が少ないと違約金を請求されることもあります。参加人員の正確な予測が大切ですができるだけ融通の利く会場を選びましょう。また、こまめに会場と参加人員について連絡を取っていくも大切ですね。

会場を懐かしい地元周辺にするか、その場合、人数規模や雰囲気が希望に合わないこともあります。交通の便の良いターミナル立地だと選択肢が拡がる可能性があります。候補の会場を複数決めて下見にに行ってみましょう。会場の設備や雰囲気は実際に見て見ないとわからないことも多いので見に行ってから決めるのがよいです。

当日の飲食代だけから算出してしまうと足りなくなって大変です。事前にかかった案内状や備品や当日の恩師へのプレゼント代などかかる経費を書き出してみましょう。参加人数ぎりぎりで計算すると不足する可能性も高いので余裕をもって算出しましょう。同窓会の世間相場は6000円～10000円なのでその範囲で収まるように設定しましょう。

会費で賄う大まかな費用
・会場へ支払い（飲食代、会場使用料、プロジェクターなど備品使用料など）
・案内状の作成、発送費用
・当日の備品、名札やテーブル札、受付用備品など
・先生方への記念品代、花束やおみやげなど
・参加キャンセルを見込んだ予備費

案内状を出すのに卒業校の名簿をもとに新しい名簿を作りましょう。転居していて住所が分からなくてもLINEで連絡取れるという場合もあります。SNSも活用して幹事メンバーで手分けして最新の連絡先名簿を作っていきましょう。名簿つくりには年賀状ソフトが便利です。郵便番号で住所を表示してくれたり、旧町名は新しい町名に変換してくれたりできます。

（同窓会のおすすめの髪型については下記の記事も参考にしてみてください）

同窓会の準備を6か月前から始めました。約3か月経って、段取り良く準備は進んでいるでしょうか。ここで3か月間に幹事がやることを紹介していきます。